Pilar est certifié Qualiopi pour ses actions de formation !

Deux ans après notre référencement Datadock, nous avons le plaisir et l’honneur, d’annoncer que Pilar a obtenu en septembre 2020 la certification Qualiopi pour les activités d'actions de formation.

^{Qu’est-ce que Qualiopi ?}

Il s’agit d’une procédure qualité instaurée par la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel. Elle prévoit dans son article 6 une obligation de certification des sociétés réalisant des actions concourant au développement des compétences, par un organisme tiers, sur la base d’un référentiel national unique.

Ce référentiel est organisé autour de sept critères qualité :

1. Conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus
2. Identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations
3. Adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre.
4. Adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre
5. Qualification et développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations
6. Inscription et investissement du prestataire dans son environnement professionnel
7. Recueil et prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.

Pour chacun des sept critères, le référentiel précise les indicateurs à mettre en œuvre.

Nous adhérons à cette vision et à ces traductions pratiques, où l’objectif est de renforcer le contrôle que l’Etat et les acteurs de la formation entendent exercer sur la qualité et les processus des prestations.

C’est le 7 novembre 2019 que le Ministère du Travail a dévoilé Qualiopi, nom de la marque de certification qualité des prestataires de formation. Elle vise à :

• Attester de la qualité du processus mis en œuvre dans le champ des compétences et de la formation
• Permettre une plus grande lisibilité et confiance dans les offres de formations auprès des entreprises, des organisations, des salariés et de toute personne souhaitant se former.

A l’issue d’une démarche qualifiable d’audit à partir du référentiel, d’une visite par un auditeur et du contrôle d’éléments de preuve, elle est délivrée par des organismes certificateurs accrédités ou autorisés par le Comité Français d’accréditation (Cofrac).

La certification n’est pas définitive : elle donne lieu à des visites intermédiaires (tous les dix-huit mois environ) et doit être renouvelée, à terme, tous les trois ans.

Pourquoi et comment avons-nous réalisé cette démarche ?

Ces premières lignes peuvent paraissent formelles, voire technocratiques. Chez Pilar, ce n’est pourtant pas du tout comme cela que nous avons choisi, préparé, traversé et vécu cette étape de notre reconnaissance.

Pourtant conscients de l’extrême exigence de ce référentiel alors même que nous entrions en premier confinement ce printemps, nous n’avons pas voulu attendre le 1^er janvier 2022, date limite d’obtention obligatoire de la certification. Nous avons fait le choix de mener par nous-mêmes notre démarche, quasiment sans accompagnement extérieur.

Première fierté : nous aurons mis moins de six mois pour nous préparer, nous présenter et atteindre les attendus du référentiel dès notre première visite d’audit.

Pour le cas de Pilar, nous avons été audités et certifiés par l’AFNOR.

Loin de voir dans ce cadre une contrainte, en sincère humilité mais détermination, nous avons voulu nous approprier les meilleures pratiques en matière de processus de formation. Et, parfois avec étonnement car nous nous pensions être conformes sur tel ou tel point, nous avons dû revoir, adapter, réajuster, développer nos outils et nos manières de travailler.

Par exemple, nous avons particulièrement renforcé nos processus de suivi tout au long des projets de formation, du recueil personnalisé des attentes jusqu’à la transmission du niveau de satisfaction des stagiaires aux commanditaires (au premier rang desquels nos clients hospitaliers). Nous disposons désormais d’un exhaustif et personnalisé « Cahier de procédures pour les activités de formation ».

Chantier envisagé comme un système global, nous avons mené en parallèle l’automatisation de l’ensemble des étapes administratives et pédagogiques : nous ne sommes pas tout à fait au « full digital », mais nous nous en sommes beaucoup approchés en créant par nous-mêmes notre propre outil. Nous ressentons déjà les effets en termes de meilleure productivité, de réactivité pour nos clients et de prévention des possibles dysfonctionnements.

Puisque nous abordons la question de ces risques, nous avons mis à profit notre démarche de certification pour améliorer non seulement nos activités de formation mais aussi l’ensemble de nos processus et de la gestion de nos ressources. L’adaptation et la revue approfondie de notre Document Unique d’Evaluation des Risques professionnels a été une étape prioritaire, pour lequel nous avons bénéficié du précieux accompagnement de notre service de médecine du travail : Santé Travail Landes.

En cette période de pandémie et de risques sanitaires, nous sommes armés au mieux pour protéger tant nos clients, les stagiaires de nos formations, nos salariés et nos intervenants. Ces points sont essentiels pour nous.

Lors de notre visite d’audit qui a eu lieu en août 2020 à Paris, dans un cadre contradictoire, nous avons dû encore approfondir, modifier, améliorer nos propositions et notre manière de travailler. Nous avons voulu nous montrer réactifs et à l’écoute de ces commentaires entendus comme autant de facteurs de progrès.

A l’issue de cette visite, notre auditeur a relevé trois forces pour Pilar (retranscrites telles quelles dans le rapport d’audit) :

- [Notre] expertise du métier de contrôleur de gestion

 - Le fichier automatisé pilotant l'ensemble du système qualité de l'organisme : "Cahier de procédures pour les activités de formation"

 - Le niveau de maturité "Qualité" de l'organisme

Nous sommes aussi très fiers d’avoir immédiatement satisfait aux critères d’accueil et de prise en charge des personnes en situation de handicap, point remarquable soulevé par notre auditeur. Les premiers retours d’expériences d’audit montrent que ce critère aboutit fréquemment à une première non-conformité majeure.

Nous fumes un peu moins surpris – contrôleurs de gestion obligent … - mais tout aussi heureux, de noter que notre dispositif de pilotage, nos indicateurs et tableaux de bord ont été instantanément validés.

Et parce que tout ceci ne serait rien sans eux, nous voudrions à l’occasion de l’obtention de cette certification rendre un sincère et chaleureux hommage à tous nos intervenants et partenaires, qui depuis toujours contribuent à la pérennité, à l’image et à la qualité de nos prestations. Qu’ils soient ici, tous et chacun, profondément remerciés.

L’aventure continue et vous pouvez nous faire confiance !

Notre certification a ainsi été obtenue le 17 septembre 2020 pour une durée de quatre ans. 

Pour accéder à notre certificat : 

Rédigé par Nathalie L'Hostis, directrice de Pilar, le 5 novembre 2020